Özel Nitelikli Kişisel Veriler Politikası

Sağlık verisi başta olmak üzere özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ilişkin politikamız.

1. Kapsamı ve Tanımlar

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KANUN”) 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veriler “ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ” olarak belirlenmiştir. Özel nitelikli kişisel verilerin kapsamına kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri girmektedir.

İşbu politikada önem teşkil eden tanımlar aşağıda yer almaktadır

ŞİRKET: DEOSGB İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ A. Ş.
GRUP ŞİRKETLERİ: DEOSGB İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ A. Ş.’nin doğrudan ya da dolaylı bağlı ortaklıkları, iştirakleri, yönetiminde %50’den fazla söz hakkı sahibi olduğu iş ortaklıkları ile Şirketler Grubu bünyesinde yer alan tüm şirketleri
VERİ SAHİBİ: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
KURUL: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
ÇALIŞAN: Şirket personeli

Özel Nitelikli Kişisel Veriler Politikası

2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Genel İlkeler

Şirket bakımından öncelikle önem arz eden hususlardan biri, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde mevzuatta öngörülen genel ilkelere uygun davranılmasıdır. Bu kapsamda, Şirket, Anayasa ve KVK Kanunu’na uygun olarak özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde aşağıda sıralanan ilkelere uygun hareket etmelidir.

2.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinde Bulunma

Şirket, KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi konusunda; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun; doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde özel nitelikli kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmalıdır.

Bu kapsamda Şirket, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate almakta ve özel nitelikli kişisel verileri amacın gerektirdiği durumlar dışında kullanmamalıdır.

2.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Şirket, İlgili Kişinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği özel nitelikli kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamalı; bu doğrultuda gerekli tedbirleri alarak bunları sağlamaya yönelik sistemleri kurmalıdır.

2.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Şirket, özel nitelikli kişisel verileri meşru ve hukuka uygun sebeplerle ve yürütmekte olduğu faaliyetlerle bağlantılı olarak ve gerekli olduğu ölçüde işlemelidir. Şirket tarafından özel nitelikli kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği henüz kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan belirlenmelidir.

2.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Şirket, özel nitelikli kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmalıdır. Örneğin, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik özel nitelikli kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmemelidir.

2.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Şirket, Türk Ceza Kanunu’nun 138.maddesine ve KVK Kanunu’nun 4. ve 7. maddelerine uygun olarak; işlediği özel nitelikli kişisel verileri, yalnızca ilgili mevzuat ve kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza etmelidir.

Bu kapsamda, Şirket öncelikle ilgili mevzuatta özel nitelikli kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise özel nitelikli kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Özel nitelikli Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya İlgili Kişi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

Detaylar, Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilmiştir.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler Politikası

3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Veri Sahibi açısından korunmasının çeşitli açılardan daha kritik önem teşkil ettiğine inanılan Özel Nitelikli Kişisel Veriler’in işlenmesinde, Şirket tarafından özel hassasiyet gösterilmektedir.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler, Şirket tarafından, Kanun’a uygun bir şekilde, Kurul’ca belirlenecek yeterli önlemlerin alınması kaydıyla, aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir:

Veri Sahibi’nin açık rızası var ise veya

Veri Sahibi’nin açık rızası yok ise; Veri Sahibi’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde, Veri Sahibi’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler Politikası

4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Önlemler

Şirket, Kanun’un 6. Maddesinde yer alan, Özel Nitelikli Kişisel Veriler’in işlenmesinde, Kurul’un 31.01.2018 Tarihli ve 2018/10 Numaralı kararı uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla, aşağıda belirtilen önlemleri almaktadır:

Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir işbu Politika belirlenmiştir.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan Çalışan’lara yönelik,

Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile Özel Nitelikli Kişisel Veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verilmektedir,

Gizlilik sözleşmeleri yapılmaktadır,

Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanmaktadır,

Periyodik olarak yetki kontrolleri gerçekleştirilmektedir,

Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan Çalışanlar’ın bu alandaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır. Bu kapsamda, Veri Sorumlusu tarafından kendisine tahsis edilen envanteri iade almaktadır.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, elektronik ortam ise,

Kişisel Veriler, kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmektedir,

Kriptografik anahtarlar güvenli ve farklı ortamlarda tutulmaktadır,

Kişisel Veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtları güvenli olarak loglanmaktadır.

Kişisel Veriler’in bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemelerinin sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır,

Kişisel Veriler’e bir yazılım aracılığı ile erişiliyorsa bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılmakta, bu yazılımların güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta/yaptırılmakta, test sonuçları kayıt altına alınmaktadır,

Kişisel Veriler’e uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sisteminin sağlanmaktadır.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, fiziksel ortam ise;

Özel Nitelikli Kişisel Veriler’in bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemleri (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınmaktadır,

Bu ortamların fiziksel güvenliğinin sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler aktarılacaksa

Kişisel Verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılmaktadır,

Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır,

Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir,

Kişisel Veriler’in kâğıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak "Gizli ” formatta gönderilmektedir.

Yukarıda belirtilen önlemlerin yanı sıra Kişisel Verileri Koruma Kurumunun internet sitesinde yayımlanan Kişisel Veri Güvenliği Rehberinde belirtilen uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik ve idari tedbirler de dikkate alınmalıdır.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler Politikası

5. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirket, hukuka uygun olarak elde etmiş olduğu Özel Nitelikli Kişisel Verileri, veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, Veri Sahibi’nin Özel Nitelikli Kişisel Verileri’ni üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Bu doğrultuda, Şirket, Özel Nitelikli Kişisel Verileri, yukarıdaki bölümde belirtilen işleme şartlarından ve aşağıda belirtilen şartlardan birinin varlığı halinde üçüncü kişilere aktarabilecektir.

Veri Sahibi’nin açık rızası var ise,

Kanunlarda Özel Nitelikli Kişisel Veri’nin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,

Veri Sahibi’nin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve Veri Sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,

Şirket’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,

Özel Nitelikli Kişisel Veriler, Veri Sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,

Özel Nitelikli Kişisel Veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,

Veri Sahibi’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirket’in meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler Politikası

6. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması

Şirket, gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini ve Kurul tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak, meşru ve hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda, Veri Sahibi’nin Özel Nitelikli Kişisel Veriler’ini aşağıdaki durumlarda yeterli korumaya sahip veya yeterli korumayı taahhüt eden veri sorumlusunun bulunduğu yabancı ülkelere aktarabilmektedir.

Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya

Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

Veri Sahibi’nin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde,

Veri Sahibi’nin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi kapsamında.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler Politikası

7. Politika’nın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirket yürürlükteki mevzuatın uygulama bulacağını kabul etmektedir.

Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları Şirket uygulamaları kapsamında somutlaştırarak düzenlemektedir.